Modernizan y digitalizan el Archivo General de la Nación

El Archivo General de la Nación (AGN) dio a conocer diversos lineamientos que tienen como objetivo mejorar la organización y funcionamiento de este organismo.

En el Diario Oficial de la Federación, el AGC difundió los lineamientos para la creación y uso de Sistemas Automatizados de Gestión y Control de Documentos.

Para ello, las dependencias y entidades promoverán el uso de métodos y técnicas que garanticen la localización y disposición expedita de documentos, apoyándose en el uso de las Tecnología de la Información y la Comunicación (TIC) para mejorar la administración de sus archivos.

Si las dependencias y entidades cuenten con sistemas, herramientas informáticas, bases de datos o aplicaciones para la operación de sus procesos sustantivos o administrativos, deben reducir el uso de papel y lo sustituirán por documentos de archivo electrónicos, gestión electrónica y preservación digital de los mismos.

El sistema automatizado debe permitir el registro, actualización, almacenamiento y, cuando corresponda, el visualizar los documentos de archivo, seleccionar y asignar códigos de clasificación archivística, y establecer un control de acceso para realizar cambios en la clasificación archivística y la vigencia documental, entre otros.

Los órganos internos de control en las dependencias y entidades, en el ámbito de sus respectivas atribuciones deberán vigilar el cumplimiento de los presentes lineamientos, que entrarán en vigor el lunes próximo.

Asimismo, a partir de la entrada en vigor de los presentes lineamientos, las dependencias y entidades contarán con un plazo de 24 meses para la instrumentación del sistema.

En un segundo documento, el AGN estableció los criterios de organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal, para que éstos sean preservados íntegros, disponibles y faciliten el ejercicio del derecho de acceso a la información.

Todo documento de archivo generado en el desarrollo de las funciones y atribuciones de las dependencias y entidades deberá estar vinculado con las series registradas en los instrumentos de control y consulta archivística, con el propósito de garantizar el acceso y la disponibilidad de la información

El responsable del área coordinadora de archivos, en cumplimiento con el artículo 32, segundo párrafo de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, elaborará de manera conjunta con los responsables de los archivos de trámite, de concentración e histórico, en su caso, la guía simple de archivos.

Esa guía deberá contener la descripción de sus series y la relación de los archivos de trámite, de concentración e histórico. Cada uno de los archivos deberá especificar el nombre, el cargo, la dirección, el teléfono y correo electrónico del responsable.

Todo documento de archivo generado en el desarrollo de las funciones y atribuciones de las dependencias y entidades deberá estar vinculado con las series registradas en los instrumentos de control y consulta archivística, con el propósito de garantizar el acceso y la disponibilidad de la información.

Los documentos electrónicos deberán ser clasificados en términos del cuadro general de clasificación archivística y administrados conforme a los valores y vigencias documentales establecidos en el catálogo de disposición documental.

Las dependencias y entidades deberán publicar los instrumentos de control y consulta archivística a que hace referencia el Lineamiento Décimo tercero en el Portal de Obligaciones de Transparencia respectivo, a más tardar seis meses posteriores a la publicación de los presentes Lineamientos.

Los presentes Lineamientos abrogan los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 20 de febrero de 2004.

En un tercer documento, el AGC divulga los lineamientos para la organización y funcionamiento de su Consejo Académico Asesor, el cual fungirá como un órgano colegiado de consulta que tiene como objetivo fortalecer y alcanzar el mejor desarrollo de las tareas sustantivas del organismo.

Ello, a través de la asesoría de expertos en los conocimientos desarrollados en las instituciones académicas especializadas. El Consejo estará integrado por académicos y expertos en la materia así como por integrantes a título personal.

El Consejo Académico Asesor, que se conformara con un mínimo de diez y un máximo de 17 consejeros, funcionará en Pleno, como órgano máximo de deliberación quienes no se encontrarán sujetos a relación laboral alguna con el Organismo, por lo que en ningún caso se les considerará como servidores públicos, ni subordinados.

Por último, se establece el procedimiento para concentrar en el Repositorio de Publicaciones Oficiales (RPO) del AGN, el Diario Oficial de la Federación y demás publicaciones de los Poderes de la Unión, de las entidades federativas, de los municipios y demarcaciones territoriales del Distrito Federal.

Además de establecer planes de conservación y difusión de las versiones impresas privilegiando el resguardo en formato electrónico.

En los lineamientos que entrarán en vigor a los 24 meses a partir de su publicación en el DOF precisan que las publicaciones gubernamentales que conforman el RPO, constituyen bienes nacionales sujetos al régimen de dominio público.

En el apartado de procedimiento para la remisión de las Publicaciones Gubernamentales, indica que los sujetos obligados deberán designar un servidor público quien fungirá como enlace ante el AGN, a fin de concentrar y organizar el RPO.

El Enlace podrá optar entre remitir al organismo sus publicaciones gubernamentales en formato físico o formato electrónico, este último deberá contar con Firma Electrónica Avanzada, con la cual podrá acceder a la Plataforma tecnológica que le permitirá subir la información para resguardo en el RPO.

La Plataforma tecnológica deberá iniciar operaciones a los 90 días hábiles a partir de la entrada en vigor de los presentes lineamientos y será la Dirección de Tecnologías de la Información del Organismo quien en el mismo plazo habilite el módulo para consultar la recepción de las Publicaciones Gubernamentales.